StuttgartDer Universität Stuttgart stehen spannende Zeiten bevor. Nicht nur, weil am 30. Mai eine Rektorwahl mit zwei internen Kandidaten ansteht: Amtsinhaber Wolfram Ressel und Herausforderer Michael Resch. Sondern seit 1. Februar amtiert auch ein neuer Unikanzler: Jan Gerken heißt der neue Verwaltungschef. Er kündigt im Gespräch mit unserer Zeitung große Veränderungen an – in den Verwaltungsabläufen, aber auch im Führungsstil. Er will an der Uni nicht weniger als einen Kulturwandel einleiten.

Was sich hier auf jeden Fall ändern muss, so Gerken, sei die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen – „da seh ich viel Potenzial“. Solche Ziele sind für den Wirtschaftsinformatiker und Diplomökonomen, Jahrgang 1966, kein Neuland. Schließlich sei er „seit mehr als 20 Jahren an Unis unterwegs“, zuletzt als Kanzler der Uni Erfurt in Thüringen. Wenn er davon spricht, „digitale Prozesse zu modellieren“, meint der gebürtige Aachener allerdings viel mehr als ein papierfreies System. Als Beispiel nennt er die Abwicklung von Reisekosten. Ziel müsse sein, diesen Ablauf vom Antrag bis zur Abrechnung in ein einheitliches System zu bringen. Allerdings erfordern solche Ziele ein Umdenken – bei einer Uni mit 5000 Beschäftigten und mehr als 27 000 Studierenden keine Kleinigkeit. „Man muss in Prozessen denken, nicht in Abteilungen“, erklärt Gerken, „und man muss viel mehr in Teams arbeiten.“ Dies möchte der neue Kanzler erreichen, indem die Aufgaben als Projekte klar definiert werden, für deren Leitung jeweils ein Spezialist eingestellt wird – befristet, aber bei Erfolg mit der Perspektive auf Weiterbeschäftigung.

Für eine klassisch hierarchisch geführte Uni könnte so ein Vorgehen einem Erdbeben gleichkommen. Zumindest aber wird Gerken zunächst mit einem gewissen Beharrungsvermögen und einer Unlust auf Veränderung in den Abteilungen rechnen müssen. Wie er damit umgehen will? „Für mich ist einer der größten Erfolgsfaktoren überhaupt Kommunikation – ganz viel reden, es den Leuten erklären.“ Schließlich habe er bereits viel Übung darin. Priorität hat für Gerken ein integriertes Berichtswesen. Das bedeutet, für Verwaltungsprozesse, die historisch gewachsen mit unterschiedlicher Software arbeiten, eine Vereinheitlichung in Form einer übergeordneten Auswertungsdatenbank einzurichten. Als hierarchisch gleichberechtigte Partnerin steht dem Kanzler dabei Simone Rehm zur Seite, die als hauptamtliche Prorektorin für IT ebenfalls Rektoratsmitglied ist. Man werde diese Prozesse über eine Lenkungsgruppe steuern, der beide angehören. IT sei nie die Lösung, sondern das Werkzeug, betont Gerken.

Was ihn von Erfurt an die Uni Stuttgart gelockt hat? „Die Möglichkeit, Exzellenz-Uni zu werden, das Wissenschaftsumfeld in Baden-Württemberg – das sind tolle Voraussetzungen hier“, sagt Gerken. Dass die Uni Stuttgart auch mit einem Sanierungsstau von einer Milliarde Euro zu kämpfen hat, nimmt der Mann als Herausforderung. Vielleicht, so seine Überlegung, gelinge es ja, dass die Uni eine Bauherren-Vertretereigenschaft erhalten könne. So könnten Uni und Unibauamt ihre Kräfte bündeln und gemeinsam mehr Baukapazität stemmen. Die Rahmenbedingungen dafür gebe es hier noch nicht, „aber man kann ja mal in die politische Diskussion einsteigen“, sagt Gerken. Ihm ist klar: „Ohne Fachpersonal geht das nicht – man muss das offen diskutieren.“ Apropos Personal. Ein persönlicher Referent soll Gerken unterstützen. Das Auswahlverfahren für die zusätzliche Stelle ist bereits im Gange. Eine solche Person sei notwendig: als Scharnier, Erfolgskontrolle und um Verlässlichkeit zu gewährleisten. „Ich brauche Verlässlichkeit, das ist ja ein Riesenladen“, erläutertz der neue Unikanzler, der „Kommunikation und Leute begeistern“ zu seinen persönlichen Stärken zählt.