Die Corona-Pandemie brachte gefühlt mehr für die Digitalisierung als die Maßnahmen der Jahre und Jahrzehnte vorher. Neben den positiven Entwicklungen bedeutete das auch zusätzlichen Stress, Zeit und Kosten für Unternehmer in einer Ausnahmesituation. Schließlich muss die digitale Aufgabenplanung mit der bisherigen Teamarbeit in Einklang gebracht werden.
Die kleinen und mittelständischen Betriebe in Deutschland haben dabei eine Vielfalt an betrieblicher Aufgabenverwaltung. Diese ist so unterschiedlich ist wie die jeweiligen Geschäftsbereiche. Die kleine Werkstatt vermerkt Laufkunden im großen Buch-Bestellkalender, der international agierende Handwerker arbeitet mit ERP und CRM-Systemen. In kleineren Läden stapeln sich Haftnotizen mit Informationen und im nächsten Betrieb hängt die große Pinnwand.
Gerade in der Zeit des flächendeckenden Home-Office und bei Betriebsschließungen hatten viele Unternehmer stark zu kämpfen. Mit der Technik, der Neuorganisation und Ängsten in der Belegschaft: Droht der Arbeitsplatzverlust durch Digitalisierung? Neben diesen Problemen stellt sich für jedes Unternehmen die Frage nach der idealen Lösung. Einfach, sicher und ohne hohe Kosten sind typische Anforderungen dabei.
Aber welche Möglichkeiten bietet der Markt, um gemeinsam von verschiedenen Orten zusammenzuarbeiten? Oder am gleichen Ort ohne große Nachfragen Ziele zu verfolgen? Welche Voraussetzungen sind nötig und woran kann die Einführung scheitern?
Welchen Zweck hat digitale Aufgabenverwaltung für Teams?
Ob größere Projekte im Handwerk, Übergaben im Einzelhandel oder um den Überblick in der Selbstständigkeit zu bewahren: Ab einer bestimmten Größenordnung sind Aufgaben nicht mehr auf einen Blick überschaubar und der Notizzettel reicht nicht mehr aus. Spätestens zu diesem Zeitpunkt braucht jeder Betrieb eine Lösung, damit Kundenaufträge nicht vergessen werden oder Fristen versäumt. Gerade bei größeren Teams, die wenig oder keine Überschneidung ihrer Arbeitszeiten haben, erleichtert das passende System die Zusammenarbeit. Wenn alle Informationen an einem Ort sind, erleichtert das die Arbeit ohne Nachfragen und Unsicherheit. Dadurch ist die Teamarbeit insgesamt schneller, verlässlicher und diese Vorteile kommen dem Kunden und der Kundenzufriedenheit zugute.
Innerhalb der Belegschaft ermöglicht eine digitale Aufgabenverwaltung – je nach Branche – eine reibungsärmere Zusammenarbeit. Das bedeutet: Übergaben finden strukturiert statt und der Status einer Aufgabe ist jederzeit einsehbar. Im Krankheits- oder Urlaubsfall stehen Kollegen nicht ahnungslos vor einem Papierstapel oder müssen telefonisch nachfragen. Gerade in Zeiten mit mehr Home-Office bietet eine digitale Aufgabenverwaltung einen leichten Zugang zu mehr mobiler Arbeit ohne ständig im Büro nachzuhaken.
Was braucht es für die digitale Aufgabenverwaltung?
Zuerst steht der ehrliche Blick auf die bisherige Zusammenarbeit: Gibt es eine sinnvolle Aufgabenverteilung und Organisation im Team? Kommt es zu Problemen bei der Ausführung, der Absprache oder der Dokumentation? Sind diese grundlegenden Strukturen jedem in der Belegschaft bekannt und verständlich?
Mit diesen Grundlagen ist jeder Betrieb erstmal gut aufgestellt. Als nächstes steht der Ressourcen-Check an: Wie sieht die genutzte Technik aus? Entspricht sie den Anforderungen von Programmen und zukünftiger Zusammenarbeit? Gibt es Webcams, Headsets oder Laptops für Mitarbeiter im Homeoffice? Die Investition in die passende Ausstattung ist nötig, wenn hier in den letzten Jahren nicht vorgesorgt wurde. In diese Stufe fällt die Prüfung von Fördermöglichkeiten: Technische Ausstattung, digitale Konzepte und Schulungen werden aktuell stark gefördert, wenn das Projekt den jeweiligen Anforderungen entspricht. Diese Programme finden auf regionaler, Länder- und Bundesebene statt und haben unterschiedliche Schwerpunkte.
Die Auswahl der passenden Software
Die Wahl der digitalen Aufgabenverwaltung ist dabei abhängig von der Art der Nutzung: als Online-Dienst in der Cloud oder festinstalliert auf dem Rechner oder dem eigenen Server. Auch die An- und Einbindung bestehender Systeme braucht Klärung und eventuell Programmierarbeit für die nötigen Schnittstellen. Denn nicht jede Software passt in jeden Betrieb: Ein digitales Kanban-Board hilft bei der strukturierten Abarbeitung der Aufgaben, eine projektbezogene Aufgabenverwaltung bündelt dagegen alles unter einem Titel. Selbst die Termin- und Aufgabenverwaltung gängiger E-Mail-Programme ist für manche Teams ein gutes System. Wichtig dabei bleibt: Die Struktur ist mit der Arbeitsweise vereinbar, sie ist jedem bekannt und akzeptiert und der Betrieb verliert nicht den Überblick.
In die Auswahl der richtigen Software spielen mehrere Bereiche:
Die anfallenden Kosten in der erstmaligen Anschaffung und mögliche monatliche Folgekosten – Wartung für eigenen Server und Erweiterungen einbezogen. Die Anzahl der nötigen Lizenzen – pro Gerät oder pro Nutzer? Stationäre oder mobile Möglichkeiten – brauchen Mitarbeiter Zugriff über Smartphone oder Tablet? Einmaliger Lizenzkauf oder Abo-Nutzung mit inklusiven Updates? Datenschutz und Datensicherheit – arbeitet der Dienst DSGVO-konform?
Ein besonderes Augenmerk liegt auf den verfügbaren Hilfsmaterialien: Gibt es Schulungen, Online-Kurse oder Tutorials? Bestenfalls in mehreren Sprachen? Wie sieht der Support später aus? Kostet dieser etwas oder ist die Problemlösung in der Lizenz enthalten?
Hier ist die persönliche Aufstellung eines Betriebs wichtig und bestimmt den eigenen Anforderungskatalog an die infrage kommende Lösung.
Einführung der digitalen Aufgabenverwaltung
Neues macht oftmals Angst. Die Einführung einer neuen Software oder auch die Nutzung bestimmter Programmbestandteile funktioniert am besten durch das gemeinsame Erleben. Viele Dienste haben Testzeiträume zum kostenlosen Ausprobieren, das mehrere Mitarbeiter gemeinsam übernehmen können. Der Austausch in einem Test-Projekt zeigt verschiedene Methoden und Funktionen schneller als ein Testlauf nur durch den Unternehmer. Auch die Entscheidung für oder gegen einen Dienst fällt leichter mithilfe mehrerer Tester und steigert die Akzeptanz im Team.
Eine ehrliche Bestandsaufnahme des bisherigen Organisations-Systems sorgt für die nötige Einsicht und neue Ideen zur Verbesserung. Ein Software-Dienst ist dabei für die meisten Betriebe kein Maßanzug: Das Ziel ist es, die Arbeit zu erleichtern, nicht zu beschweren und die bestmögliche Übereinstimmung zu finden.
Schwieriger ist die Einführung im Team: Die Ängste vor Arbeitsplatzverlust, vor der Technik oder einem möglichen Versagen sind leichter abzubauen, wenn die Zukunftsvision reibungsloserer Teamarbeit wirkt. Gerade bei radikaleren Umstellungen wie Papierkalender auf Planungs-App braucht es Vorbereitung und Erklärungen. Wenn Mitarbeiter den langfristigen Sinn einer digitalen Aufgabenverwaltung verinnerlicht haben, erkennen sie die persönlichen Vorteile leichter.
Schlussgedanken zur digital unterstützten Teamarbeit
Selbst wenn sich für viele Betriebe wenig ändert, bleibt der Trend zur Digitalisierung mit mehr Vor- als Nachteilen bestehen. Die Möglichkeit, Beruf und Privatleben durch mobiles Arbeiten besser zu vereinen, wird größer. Eine Aufgabenverwaltung hilft bei der Kommunikation, der Terminierung und der gleichzeitigen Bearbeitung von Aufgaben im Team. Die Handlungsfähigkeit zu behalten, selbst wenn das gewohnte Arbeitsumfeld nicht zugänglich ist, sollte das erklärte Ziel von allen sein. Das gelingt mit dem passenden System digitaler Aufgabenverwaltung.